Termini di servizio di AI Quadra

1. Chi siamo e a chi si rivolgono questi termini

1.1 Questi termini regolano l'uso di AI Quadra (il «Servizio»), fornito da Adrenalina Marketing srl (marchio EWEBITE), Corso G. Garibaldi 468/a, 89127 Reggio Calabria (RC), partita IVA IT03226630808, numero REA 217632, capitale sociale € 1.000,00 i.v., PEC adrenalina.marketing@pec.it, contatto amministrativo amministrazione@ewebite.it (il «Fornitore», «noi»). Codice fiscale 03226630808; società a socio unico.

1.2 Il Servizio è destinato a studi professionali (commercialisti e simili: professionisti singoli o associati, società tra professionisti) che lo usano nell'esercizio della propria attività (lo «Studio»). Non è offerto a consumatori. Chi sottoscrive il Modulo di adesione dichiara di agire per scopi inerenti alla propria attività professionale o imprenditoriale e di avere i poteri di rappresentare lo Studio; in mancanza il Fornitore non attiva il Servizio. Le persone dello Studio che accedono al Servizio sono gli «Utenti». Nulla in questi Termini toglie allo Studio i diritti che la legge gli riconosce in ogni caso e che non si possono escludere per contratto.

2. Conclusione del contratto e documenti contrattuali

2.1 Il contratto fra il Fornitore e lo Studio si conclude quando il legale rappresentante dello Studio sottoscrive il Modulo di adesione, con firma digitale o con firma elettronica qualificata o avanzata, e il Fornitore lo accetta. Con la stessa sottoscrizione, in un blocco firmato a parte, lo Studio approva specificamente le clausole elencate nel Modulo (artt. 1341 e 1342 del codice civile). Le persone dello Studio che usano il Servizio (gli Utenti) non concludono un contratto separato: lo Studio risponde del loro uso.

2.2 Il contratto è composto, in ordine di prevalenza, da: (a) il Modulo di adesione; (b) l'Accordo sul trattamento dei dati personali con i suoi allegati; (c) questi Termini con l'Allegato tecnico; (d) la documentazione del Servizio. Per i dati personali prevale in ogni caso l'Accordo (articolo 2.3 dell'Accordo e sezione 14.1). Il Modulo indica la versione e l'impronta informatica (sha256) dei documenti sottoscritti. L'informativa sulla privacy del Fornitore non è parte del contratto: informa gli interessati e non modifica gli impegni delle parti. Non sono parte del contratto nemmeno i modelli e i promemoria di cui alla sezione 6.3.

2.3 Chi sottoscrive dichiara di avere i poteri di rappresentare lo Studio e di agire per scopi inerenti alla propria attività professionale (sezione 1.2).

2.4 Quando il Servizio renderà disponibile la relativa schermata, al primo accesso e dopo ogni versione sostanziale nuova di questi Termini il titolare (Superadmin) dello Studio potrà dover confermare nel Servizio di aver letto la versione in vigore; la conferma sarà registrata con la data, la persona, l'indirizzo e la versione. La conferma nel Servizio non sostituisce il Modulo di adesione: oggi i Termini si accettano con la sottoscrizione del Modulo.

2.5 Il Fornitore conserva tutte le versioni di questi Termini e ne consegna allo Studio, su richiesta, la versione in vigore in una data qualsiasi.

3. Che cos'è il Servizio (e che cosa non è)

3.1 AI Quadra è uno strumento di coordinamento per lo Studio: anagrafiche dei clienti, scadenzario, attività (task) con accettazione e rifiuto, rendicontazione delle attività svolte, comunicazioni informative ai clienti, annunci e notifiche interne. Sono funzioni facoltative: il collegamento a Google Calendar (sezione 12), la chat interna fra colleghi e l'estrazione assistita da intelligenza artificiale (sezione 4). Il Servizio è accessibile dal browser, all'indirizzo che il Fornitore indica allo Studio.

3.2 Il Servizio non è un software di contabilità, di redazione di dichiarativi o di fatturazione elettronica, e non fornisce consulenza fiscale, legale o contabile. Non è un archivio legale (sezione 11) né un registro antiriciclaggio (sezione 7). Le scadenze mostrate dal Servizio sono calcolate da regole che lo Studio configura e dal calendario nazionale delle festività, che il Fornitore carica fino al 31 dicembre 2030 e aggiorna ogni anno. Lo Studio verifica regole, date e scadenze prima di farvi affidamento e prima di comunicarle ai propri clienti; il Fornitore risponde dei difetti di calcolo del software nei limiti della sezione 17.

3.3 Le funzioni descritte sono quelle disponibili al momento; alcune possono essere rese disponibili a uno Studio in un momento successivo (per esempio la chat interna e la scrittura e gli inviti su Google Calendar, descritte qui perché fanno parte del programma, non perché lo Studio le usi già). Le funzioni in sviluppo o spente non fanno parte del Servizio finché non sono attivate. Alcune funzioni facoltative (la chat interna, gli inviti ai clienti tramite Google Calendar, l'estrazione con intelligenza artificiale) sono spente per ogni Studio finché non le accende il Fornitore, su richiesta scritta dello Studio e alle condizioni indicate nell'Accordo (Allegato E). Il Fornitore può migliorare, modificare o sostituire funzioni; per le modifiche sostanziali vale la sezione 20.

4. Funzioni di intelligenza artificiale

4.1 Il Servizio può includere funzioni che usano sistemi di intelligenza artificiale. Oggi ne esiste una sola, spenta per ogni Studio: l'estrazione delle rate dagli avvisi bonari. Il Fornitore non la attiva per uno Studio senza una sua richiesta scritta, dopo avergli comunicato che cosa fa la funzione, quali dati invia, a quali fornitori e in quale Paese, e alle condizioni dell'articolo 14.4 dell'Accordo, fra cui l'autorizzazione specifica dello Studio al fornitore che riceve i documenti.

4.2 Le funzioni di intelligenza artificiale producono proposte, non decisioni: l'esito è sempre una bozza che non ha effetto finché una persona dello Studio non l'ha confrontata con il documento e confermata. Lo Studio, e la persona che usa la funzione, verifica ogni risultato prima di usarlo e ne resta l'unico responsabile verso i propri clienti; il Servizio non sostituisce il giudizio professionale. Il Fornitore non garantisce che i risultati siano esatti o completi.

4.3 Lo Studio usa queste funzioni solo come supporto alla propria attività professionale, non le usa per valutare o controllare i lavoratori e fa sì che chi le usa sia adeguatamente formato, come richiede la normativa europea sull'intelligenza artificiale. Il Fornitore fornisce le istruzioni per l'uso e i limiti noti della funzione prima dell'accensione e a ogni cambiamento rilevante.

4.4 Lo Studio informa i propri clienti dell'uso di strumenti di intelligenza artificiale nelle sue prestazioni, per esempio nella lettera d'incarico, come chiede ai professionisti la normativa applicabile. Il Fornitore mette a sua disposizione un testo di esempio nel promemoria di cui alla sezione 6.3.

4.5 Il Fornitore non usa i dati dello Studio per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Prima di attivare la funzione per uno Studio, il Fornitore conclude con il fornitore del modello condizioni che escludano l'uso dei documenti per addestrare modelli e prevedano la conservazione più breve possibile. Non adotta decisioni automatizzate sugli Utenti.

4.6 Lo Studio può chiedere in ogni momento lo spegnimento della funzione: il Fornitore la spegne entro 1 giorno lavorativo dalla richiesta, anche se la persona del Fornitore che segue il Servizio è assente (sezione 10.9), e non la riaccende senza una nuova richiesta scritta. Il Fornitore avvisa lo Studio almeno 30 giorni prima di cambiare le regole di questa funzione, salvo i casi delle sezioni 4.8 e 20.3.

4.7 Il nome «AI Quadra» non significa che il Servizio usi l'intelligenza artificiale: le funzioni che la usano sono solo quelle di questa sezione.

4.8 Se la legge cambia, o il fornitore della funzione modifica le sue condizioni in modo che il Fornitore non possa più garantire quanto sopra, il Fornitore sospende la funzione e ne avvisa lo Studio.

5. Account, credenziali e verifica in due passaggi

5.1 L'accesso avviene con l'email dell'Utente e una password. Gli account li crea lo Studio (chi ne ha il permesso nel Servizio) con un invito per email; il collegamento per scegliere la password vale 3 giorni. Ogni Utente ha un account personale: le credenziali non si condividono.

5.2 La password deve avere almeno 10 caratteri. In produzione, dopo 5 tentativi falliti l'accesso di quell'Utente da quella rete è bloccato per un'ora.

5.3 Verifica in due passaggi. Per i ruoli di titolare (Superadmin) e di amministratore (Admin) è richiesta per impostazione predefinita; per il ruolo di addetto (Impiegato) non è richiesta. Il titolare dello Studio può disattivarla per l'intera organizzazione, con una conferma esplicita: il Servizio registra la versione del testo (2026-07-16.1), chi, quando e da quale indirizzo la accetta; ogni cambio è notificato a tutti gli amministratori dello Studio e può essere annullato in ogni momento. Se la verifica è disattivata, la password da sola dà accesso a tutti i dati dello Studio, e chi controlla la casella email di un amministratore può entrare con la procedura di recupero della password. Lo Studio si assume la responsabilità della scelta. Il Fornitore registra la scelta, avvisa gli amministratori e non può impedirla; i suoi obblighi di sicurezza non vengono meno. Il Fornitore non risponde dei danni causati da accessi con credenziali valide dopo la disattivazione, salvo dolo o colpa grave e salvo la violazione di suoi obblighi diversi da questo (sezione 17 e articolo 15.3 dell'Accordo). La scelta è regolata dall'articolo 14.7 dell'Accordo, che prevale sul testo di conferma mostrato nel Servizio; chi ha già disattivato la verifica la riconferma con la sottoscrizione del Modulo e dell'Accordo.

5.4 Ruoli e permessi (titolare, amministratore, addetto; aree di competenza; accesso ai clienti) li assegna e li gestisce lo Studio, entro le regole di autorizzazione del Servizio (che cosa può fare ciascun ruolo e ciascuna area), che il Fornitore stabilisce nel software. Il Fornitore non decide chi, nello Studio, ha quale ruolo o quale area.

5.5 Lo Studio è responsabile dell'uso che gli Utenti fanno degli account, di disattivare tempestivamente chi lascia lo Studio e di custodire dispositivo e codici di backup della verifica in due passaggi. Lo Studio può disattivare da solo una persona, ma non può riattivarla da solo: la riattivazione la compie il Fornitore su richiesta dello Studio.

5.6 Il personale del Fornitore con credenziali di amministrazione può, per assistenza o sicurezza, reimpostare la password di un Utente e cancellare i suoi dispositivi di verifica in due passaggi, cambiare l'indirizzo email di un account o assegnare la posizione di una persona a un altro account. Lo fa solo: (a) su richiesta dell'Utente interessato, verificata con un canale diverso da quello della richiesta e confermata a un Referente dello Studio; (b) per ripristinare l'accesso del titolare dello Studio al proprio account, su sua richiesta scritta; (c) per ragioni urgenti di sicurezza, informandone subito lo Studio. Non lo fa mai su richiesta di una persona dello Studio per l'account di un'altra. Il Fornitore conserva la richiesta che ha motivato l'azione e, nel momento in cui la compie, ne avvisa per email la persona interessata e il referente dello Studio (per il cambio di email, anche al vecchio indirizzo). Ogni azione di questo tipo lascia una traccia nel registro delle attività dello Studio della persona interessata, se la persona ha una posizione in uno Studio (per l'azzeramento dei dispositivi di verifica, una posizione attiva). Le regole complete sono nell'articolo 14.1 dell'Accordo.

6. Obblighi dello Studio

6.1 Lo Studio, in quanto titolare del trattamento dei dati che inserisce, si impegna a:

• (a) avere una base giuridica per i dati personali che carica e per le comunicazioni che invia, e dare le informative dovute ai propri clienti (artt. 13-14 GDPR) e al proprio personale, compresa quella sugli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dell'attività dei lavoratori (art. 4, comma 3, della legge 20 maggio 1970, n. 300, Statuto dei lavoratori) per il registro delle attività, per il riepilogo giornaliero e gli avvisi che nominano le persone e per la chat interna; se l'art. 4 richiede un accordo sindacale o un'autorizzazione, lo Studio vi provvede prima dell'uso;
• (b) inviare comunicazioni ai clienti tramite il Servizio solo a chi ha dato il consenso, che lo Studio registra con data e fonte, e solo per comunicazioni informative o di servizio, non pubblicitarie: il Servizio filtra i destinatari in base a quella registrazione, ma la sua verità è responsabilità dello Studio;
• (c) non caricare contenuti illeciti né dati di cui non ha titolo;
• (d) rispettare i limiti dei file caricati (formati ammessi, 25 MB ciascuno); il Servizio non esegue una scansione antivirus dei file: lo Studio è responsabile di ciò che carica;
• (e) non rivendere o cedere il Servizio, non darne accesso a chi non è Utente, non tentare di aggirare le misure di sicurezza, di accedere ai dati di altri studi o di sovraccaricare il Servizio;
• (f) mantenere aggiornati e corretti i dati inseriti, regole di scadenza comprese, e verificare i risultati del Servizio prima di usarli verso i propri clienti (sezione 3.2);
• (g) rispettare il segreto professionale e gli altri obblighi del proprio ordinamento professionale nell'uso del Servizio;
• (h) comunicare senza ritardo al Fornitore ogni uso non autorizzato di un account o ogni sospetta violazione dei dati (articolo 10.5 dell'Accordo).

6.2 Dati particolari e dati giudiziari. Il Servizio non è progettato per ospitare in modo specifico categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR, per esempio dati sulla salute o sull'appartenenza sindacale) né dati relativi a condanne penali e reati (art. 10), ma non è vietato inserirli quando sono necessari a un adempimento che compete allo Studio. Poiché i campi di testo libero e gli allegati sono liberi, può inoltre succedere che ne contengano, per la natura stessa dell'attività dello Studio (per esempio documenti con spese sanitarie o quote sindacali, buste paga con malattie o pignoramenti, verifiche antiriciclaggio con notizie su procedimenti penali). In ogni caso: (a) lo Studio li inserisce solo se sono necessari a un adempimento che gli compete, per il tempo necessario, e risponde come titolare (o come responsabile del proprio cliente, nei casi della sezione 8.3) della base giuridica, della minimizzazione e della valutazione se le misure del Servizio (Allegato B dell'Accordo) sono adeguate al rischio; i dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR) richiedono una base prevista dalla legge: la verifica spetta allo Studio; (b) il Fornitore applica a tutti i dati le stesse misure di sicurezza e gli stessi obblighi di riservatezza, non fa controlli sul contenuto e non è tenuto a cercare quei dati; (c) se il Fornitore viene a sapere che lo Studio carica in modo sistematico categorie particolari per le quali le misure del Servizio non bastano, lo comunica allo Studio, che adotta le misure del caso.

6.3 Il Fornitore mette a disposizione dello Studio, insieme a questi Termini e come documentazione del Servizio, un modello di informativa ai lavoratori, un regolamento d'uso degli strumenti e un promemoria sugli adempimenti che restano allo Studio. Sono modelli di partenza: lo Studio li completa, li adotta sotto la propria responsabilità e li consegna ai propri lavoratori; il Fornitore non li consegna per suo conto.

7. Antiriciclaggio e segnalazioni

7.1 Molti Studi sono soggetti agli obblighi della normativa antiriciclaggio. Il Servizio non svolge per lo Studio adeguata verifica, valutazione del rischio, conservazione o segnalazioni, e non è un registro antiriciclaggio; non lo è nemmeno il registro delle attività dello Studio, che ha una durata e uno scopo diversi. Se la checklist di avvio dello Studio contiene una voce come «Procedura antiriciclaggio» (presente nel modello di esempio del Servizio), è un promemoria che lo Studio spunta: non prova che la procedura sia stata eseguita.

7.2 Lo Studio non inserisce nel Servizio — né in note, task o allegati, né nella chat, né in altro campo — copie o contenuto di segnalazioni di operazioni sospette, di comunicazioni con l'Unità di Informazione Finanziaria o di richieste delle autorità antiriciclaggio, né informazioni sull'esistenza o sulla probabilità di approfondimenti in materia, che la normativa antiriciclaggio vieta di comunicare al cliente o a terzi. Il personale del Fornitore può leggere note e allegati con le regole della sezione 13.2, e le note di un cliente, insieme ai dati descrittivi degli allegati (non il loro contenuto), possono finire nella copia dei dati consegnata all'interessato.

7.3 Se, nonostante questo, il Fornitore viene a conoscenza di tali informazioni, le tratta come riservate e non le comunica ad alcuno, nemmeno al cliente interessato; non ne tiene copia oltre quanto necessario e informa il Referente dello Studio.

7.4 Prima di consegnare a un interessato la copia dei suoi dati (sezione 13.3), lo Studio la rilegge e toglie ciò che la legge gli vieta di comunicare.

8. Che cosa fa il Fornitore

8.1 Il Fornitore fornisce il Servizio con la diligenza professionale dovuta e lo mantiene sicuro con le misure descritte nell'Allegato tecnico e nell'Allegato B dell'Accordo, che possono evolvere senza ridurre il livello complessivo di protezione.

8.2 Il Fornitore tratta i dati personali dello Studio come responsabile del trattamento, solo su istruzione documentata dello Studio, secondo l'Accordo sul trattamento dei dati. Nell'Accordo sono disciplinati anche i fornitori di cui il Fornitore si avvale, e come lo Studio ne è informato e può opporsi.

8.3 I fornitori di cui ci serviamo. L'elenco aggiornato dei fornitori di cui il Fornitore si serve per trattare i dati dello Studio, con il loro ruolo e il Paese in cui trattano i dati, è nell'Allegato C dell'Accordo e nella tabella della sezione 5.1 dell'informativa sulla privacy (https://aiquadra.it/privacy/). Lo Studio autorizza il Fornitore in via generale a servirsene; per ogni aggiunta o sostituzione il Fornitore avvisa lo Studio per email almeno 30 giorni prima, e valgono il diritto di opposizione e il diritto di recesso dell'articolo 7 dell'Accordo. Il preavviso serve anche allo Studio per informare i propri clienti quando è necessario. Il Fornitore impone ai suoi fornitori obblighi equivalenti a quelli di questi Termini e resta responsabile verso lo Studio del loro operato. Quando lo Studio tratta i dati come responsabile di un proprio cliente, lo dichiara al Fornitore e garantisce di avere l'autorizzazione di quel cliente: in quel caso il Fornitore è suo sub-responsabile e valgono gli stessi obblighi (articolo 3.5 dell'Accordo).

8.4 Dati e luogo. I dati dello Studio sono conservati su un server a Francoforte sul Meno (Germania) presso DigitalOcean; gli avvisi di mancata consegna e le risposte ai messaggi di sistema, che possono riportarne alcuni, sono inoltrati a una casella del Fornitore su Google Workspace (informativa privacy, sezioni 5.1 e 5.3); il Fornitore non vende i dati dello Studio né li usa per pubblicità.

8.5 Il Fornitore aiuta lo Studio a rispondere alle richieste degli interessati secondo l'Accordo (articolo 9) e con gli strumenti descritti nella sezione 13.3.

8.6 In caso di violazione dei dati personali il Fornitore avvisa lo Studio senza ingiustificato ritardo e comunque entro 72 ore da quando ne ha avuto conoscenza, nei modi dell'articolo 10 dell'Accordo; il termine non è prolungato dall'assenza della persona del Fornitore che segue il Servizio (sezione 10.9).

9. Riservatezza e segreto professionale

9.1 I dati che lo Studio inserisce nel Servizio riguardano i suoi clienti e sono coperti dal segreto professionale e dagli altri obblighi di riservatezza cui lo Studio è tenuto. Il Fornitore ne è consapevole e li tratta di conseguenza. Lo Studio può menzionare, nella lettera d'incarico ai propri clienti, i fornitori di servizi informatici di cui si avvale, vincolati alla riservatezza; il promemoria di cui alla sezione 6.3 contiene un testo di esempio.

9.2 Il Fornitore e il suo personale tengono riservati i dati dello Studio e dei suoi clienti. Non li usano e non li comunicano a nessuno se non per fornire il Servizio allo Studio, secondo le sue istruzioni, o negli altri casi della legge e del punto 9.5. L'impegno dura anche dopo la fine del rapporto.

9.3 Possono accedere ai dati dello Studio solo le persone che il Fornitore ha designato per iscritto, che hanno firmato un impegno di riservatezza e che ne hanno bisogno per assistenza, manutenzione o sicurezza. Le persone con accesso amministrativo sono designate singolarmente, con le funzioni loro attribuite, seguendo le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali sugli amministratori di sistema, e i loro accessi sono registrati come indicato nell'articolo 5.2 dell'Accordo. Su richiesta dello Studio il Fornitore gli comunica l'elenco aggiornato di queste persone (articolo 5.2 dell'Accordo).

9.4 Le regole sull'accesso del personale ai contenuti, agli account degli Utenti e alle conversazioni della chat sono nelle sezioni 5.6 e 13.2 e negli articoli 5 e 14 dell'Accordo.

9.5 Se un'autorità chiede al Fornitore dati dello Studio, il Fornitore informa subito lo Studio, salvo che la legge lo vieti; si oppone per quanto è lecito se la richiesta è generica o riguarda dati coperti da segreto; comunica soltanto ciò che un atto valido richiede (articolo 4.3 dell'Accordo).

9.6 Se la riservatezza viene violata (accesso, comunicazione o perdita non autorizzati) il Fornitore lo comunica allo Studio senza ingiustificato ritardo e comunque entro 72 ore da quando ne ha avuto conoscenza, nei modi dell'articolo 10 dell'Accordo, perché lo Studio possa fare le sue valutazioni verso i clienti e il Garante.

9.7 Riservatezza reciproca. Ciascuna parte tratta come riservate le informazioni non pubbliche dell'altra che riceve in occasione del contratto (comprese condizioni economiche, misure di sicurezza e informazioni sui clienti), le usa solo per eseguire il contratto e non le comunica a terzi, salvo ai propri dipendenti, collaboratori e consulenti che devono conoscerle e sono vincolati a riservatezza, e salvo un obbligo di legge o l'ordine di un'autorità (di cui informa l'altra parte, se può). L'obbligo dura quanto il contratto e per 5 anni dopo; per i dati personali e per le informazioni coperte dal segreto professionale dura senza limite di tempo. Non sono riservate le informazioni già pubbliche senza colpa della parte, già note o sviluppate in modo indipendente. Per i dati personali prevale l'Accordo.

10. Disponibilità, assistenza e copie di sicurezza

10.1 Il Fornitore eroga il Servizio con la diligenza professionale dovuta e si impegna a mantenerlo accessibile e sicuro con le misure descritte nell'Allegato tecnico e nell'Accordo. Il Servizio è un'obbligazione di mezzi: il Fornitore non garantisce una disponibilità continua, l'assenza di errori né tempi di risposta determinati, e nessun livello di servizio (SLA), credito o penale si applica, salvo se indicato nel Modulo di adesione.

10.2 Manutenzione. Gli aggiornamenti possono comportare brevi interruzioni. Per gli interventi che richiedono un fermo superiore a 30 minuti il Fornitore avvisa lo Studio per email con almeno 48 ore di anticipo e li programma, quando possibile, fuori dall'orario di lavoro; non avvisa in anticipo se l'intervento è urgente per la sicurezza.

10.3 Nessun obiettivo di ripristino. Il Fornitore non dichiara obiettivi di tempo per il ripristino del Servizio dopo un guasto né per la perdita massima di dati: vale quanto è detto alla sezione 10.5 e nell'Allegato tecnico.

10.4 Assistenza. Via email a amministrazione@ewebite.it, nei giorni lavorativi dalle 9:00 alle 18:00. Il Fornitore risponde di norma entro 2 giorni lavorativi; non è prevista assistenza telefonica o fuori orario, salvo che sia indicata nel Modulo di adesione. Per le assenze della persona del Fornitore che segue il Servizio vale la sezione 10.9.

10.5 Copie di sicurezza. Le copie di sicurezza sono descritte nell'Allegato tecnico. Lo Studio sa che possono andare perduti i dati inseriti dopo l'ultima copia e che i file allegati hanno una protezione diversa da quella del database (Allegato tecnico, T.3). Il Servizio non è un archivio: vale la sezione 11.

10.6 Posta. I messaggi di posta (inviti, recupero password, comunicazioni ai clienti) partono, in produzione, da un server di posta del Fornitore, che riceve anche gli avvisi di mancata consegna e le risposte ai messaggi di sistema (informativa privacy, sezione 5.3). Il Fornitore non garantisce il recapito né l'assenza dalla cartella Spam: lo Studio non affida a un solo messaggio del Servizio un adempimento con scadenza di legge. Le email inviate dal Servizio, anche a nome dello Studio, sono messaggi di posta elettronica ordinaria, non di posta elettronica certificata: non hanno il valore di una notifica o di una raccomandata e non provano né l'invio né la consegna né la lettura. Per le comunicazioni che richiedono la PEC o una prova di consegna lo Studio usa i propri strumenti. Il Servizio conserva l'indirizzo PEC dei clienti ma non invia né riceve PEC. I messaggi sono cifrati (TLS) solo quando lo permette il server del destinatario: lo Studio non inserisce nel testo né negli allegati dati che ritiene troppo riservati per la posta elettronica ordinaria. Le notifiche e il riepilogo giornaliero che il Servizio manda alle persone dello Studio possono contenere nomi di clienti, il testo delle attività da svolgere e, nel riepilogo del titolare, i nomi dei colleghi responsabili: lo Studio fa in modo che arrivino a caselle professionali personali di ciascun Utente, non a caselle condivise o private, e ne informa i propri lavoratori (sezione 6.1, lettera (a)).

10.7 Funzioni sperimentali. Le funzioni indicate nel Servizio come nuove, in prova o spente sono offerte «come sono» e possono cambiare o essere sospese in ogni momento.

10.8 Ambiente di avviamento. Il Servizio è erogato dalla piattaforma di produzione. Fino al 28 ottobre 2026 lo Studio pilota è stato servito da una macchina di sviluppo (la «macchina di avviamento»), con le misure ridotte descritte nell'Allegato B, parte B.12, dell'Accordo. Gli impegni presi per quella macchina sono assolti: la messa in sicurezza il 26 ottobre 2026, la copia di sicurezza ponte dei file allegati il 25 ottobre 2026 e il trasferimento dei dati sulla piattaforma di produzione il 28 ottobre 2026, dopo il quale la copia rimasta sulla macchina di avviamento è stata cancellata. Da quel giorno nessuno Studio è servito da una macchina di avviamento.

10.9 Assenza della persona che segue il Servizio. Se la persona del Fornitore che segue il Servizio è assente — per ferie comunicate allo Studio per email con almeno 7 giorni di anticipo, o per un impedimento improvviso comunicato appena possibile — i termini espressi in giorni lavorativi in questi Termini e nell'Accordo sono prolungati della durata dell'assenza, fino a un massimo di 10 giorni lavorativi. La regola non si applica alla comunicazione delle violazioni dei dati personali (sezione 8.6) né allo spegnimento delle funzioni di intelligenza artificiale (sezione 4.6). La stessa regola è nell'articolo 19.2 dell'Accordo.

11. Il Servizio non è un archivio legale

11.1 AI Quadra serve a organizzare il lavoro dello Studio. Non è un sistema di conservazione dei documenti informatici previsto dalla legge (né a fini civilistici, né fiscali, né antiriciclaggio), non garantisce nel tempo l'integrità e l'inalterabilità dei file e dei dati, non applica firme o marche temporali e non è un registro.

11.2 Lo Studio resta l'unico responsabile di conservare, con gli strumenti e per il tempo che la legge, il suo codice deontologico e la sua polizza assicurativa richiedono, i documenti, i dati e le informazioni che è tenuto a conservare: per esempio quelli previsti dalla normativa antiriciclaggio vigente (di norma dieci anni dalla fine dell'incarico o dell'operazione), le scritture e i documenti fiscali e contabili, le fatture elettroniche e i documenti dei propri incarichi. Se li carica nel Servizio, ne conserva una copia altrove.

12. Collegamento a Google Calendar

12.1 Il collegamento è facoltativo e lo attiva ogni Utente con il proprio account Google; dipende dai servizi, dai termini e dalle decisioni di Google, che il Fornitore non controlla (per esempio la verifica dell'applicazione, i limiti di utenti, la durata dell'autorizzazione). Un'interruzione dovuta a Google non è un inadempimento del Fornitore. Ogni Utente sceglie un solo calendario per gli inviti (di norma il principale; se ne sceglie un altro, conferma che è suo e non è condiviso con altri); l'invito lo manda Google.

12.2 Il Fornitore usa i dati ricevuti da Google solo per mostrare all'Utente i propri eventi e per creare, modificare e annullare gli appuntamenti che l'Utente chiede, nel rispetto delle regole di Google sull'uso limitato dei dati; non li trasferisce a terzi per altri scopi, non li usa per pubblicità né per addestrare modelli.

12.3 Lo Studio, per gli inviti ai clienti: (a) li attiva solo se ha informato il cliente e il cliente è d'accordo («consenso dedicato»: nella scheda del cliente, «Consenso a ricevere inviti dal calendario Google dello studio»), con un testo proprio che dica che l'indirizzo email viene inviato a Google, che manda l'invito; il Servizio chiede questa conferma come cautela e come informazione al cliente, e la base giuridica del trattamento resta una valutazione dello Studio; il Fornitore mette a disposizione un testo di esempio nel promemoria di cui alla sezione 6.3; (b) non scrive nei titoli degli appuntamenti dati che non servono, e usa preferibilmente un titolo neutro per gli appuntamenti sul calendario comune; (c) sa che il calendario comune dello Studio non rispetta le aree di lavoro (chi lo vede in Google vede titolo e invitati di ogni appuntamento) e che il Servizio non può impedirlo; (d) decide se i propri Utenti possono collegare account Google personali, sapendo che l'indirizzo dell'account collegato è visibile a tutti i colleghi attivi dello Studio e che è consigliabile collegare un account di lavoro (preferibilmente un account Google Workspace con l'accordo di trattamento dei dati di Google, se lo Studio ne ha uno). Lo Studio risponde della veridicità delle dichiarazioni dei suoi Utenti su questi punti.

12.4 Gli eventi già creati su Google restano nei calendari di Google, con i loro inviti, anche dopo l'oscuramento di un cliente, lo scollegamento o la disattivazione di una persona e la cancellazione dei dati dello Studio; il Servizio consente di annullare gli appuntamenti futuri prima di tali operazioni, e il resto si cancella da Google. Quando una persona viene disattivata, chi la disattiva può annullare gli appuntamenti futuri con i clienti usando il collegamento di quella persona; gli appuntamenti rimasti senza responsabile passano a chi li gestisce; il collegamento si revoca dopo.

13. I dati dello Studio: proprietà, accesso del personale, esportazione e fine del rapporto

13.1 I dati dello Studio restano dello Studio (e dei suoi clienti). Il Fornitore ne ottiene soltanto i diritti necessari a erogare il Servizio, nei limiti dell'Accordo.

13.2 Accesso del personale del Fornitore. Il personale del Fornitore con credenziali di amministrazione può, tecnicamente, vedere dal Pannello di amministrazione (il «Pannello»: un'area riservata al personale, all'indirizzo /admin/ dell'applicazione, distinta dall'area usata dagli studi per percorso, account e credenziali) i dati degli studi (per esempio anagrafiche, attività, note, piani di rateizzazione, attività rendicontate, appuntamenti con titolo e luogo, notifiche, pareri del riquadro «Com'è andata?», registro delle attività con gli indirizzi IP, indirizzo email dell'account Google collegato) e i dati descrittivi dei documenti allegati (nome, dimensione, chi li ha caricati), e modificarne alcuni (per esempio la scheda di un cliente, le attività rendicontate, le impostazioni dello Studio, i ruoli e le posizioni delle persone). Il Pannello non permette di aprire il contenuto dei documenti allegati (articolo 14.1.5 dell'Accordo). Vi accede solo per assistenza richiesta, manutenzione, sicurezza, ripristino e obblighi di legge, ed è vincolato a riservatezza. Dal Pannello non vede i messaggi della chat, il codice di rinnovo del collegamento a Google, l'indirizzo email degli invitati ai quali sono partiti inviti, le copie cifrate dei dati preparate per le richieste degli interessati. In produzione l'accesso richiede due credenziali distinte (la password dell'account e una seconda credenziale del server); non è invece prevista, per il Pannello, la verifica in due passaggi a codice temporaneo che il Servizio offre agli Utenti. Le modifiche sono tracciate, mentre le semplici letture oggi non sono registrate. Il Fornitore non entra con le credenziali o come un Utente per vedere ciò che quell'Utente vede, salvo richiesta scritta dell'Utente stesso e per assistenza, e in nessun caso per leggere conversazioni della chat; per le azioni sugli account descritte alla sezione 5.6 valgono le regole lì indicate. Per i documenti allegati e per gli altri limiti noti vale l'Accordo (articoli 5 e 14.1).

13.3 Strumenti per i diritti degli interessati. Sono a disposizione del titolare dello Studio: l'esportazione dei dati di un singolo cliente in formato JSON; le richieste di copia e di cancellazione, con approvazione del titolare; l'oscuramento del cliente (nelle schermate del Servizio il comando si chiama «Anonimizza (GDPR)»). L'oscuramento non è un'anonimizzazione in senso stretto: il nome del cliente è sostituito da un codice (anche nelle notifiche) e si rimuovono o si svuotano i dati identificativi e di contatto, i referenti, il profilo, le note d'area, le note degli adempimenti e la checklist, i consensi di marketing e gli inviti Google; ma restano codice fiscale, partita IVA, tipo di soggetto, codice ATECO, codice SDI, regime contabile, date, stato, tag e aree, il consenso alle comunicazioni informative e i record di lavoro (attività, scadenze, piani di rate, rendicontazione, comunicazioni già inviate) con i loro testi, le loro note e i documenti allegati, che possono contenere il nome o altri dati del cliente e che lo Studio rimuove a mano se serve, e il registro delle attività (che nelle etichette può contenere il nome del cliente e si cancella con la sua scadenza di 12 mesi, che oggi il Servizio non applica ancora), perché lo Studio possa adempiere ai propri obblighi di conservazione; degli appuntamenti Google collegati al cliente o a cui è invitato si cancellano titolo e luogo nel Servizio, insieme all'indirizzo email a cui erano partiti i suoi inviti, ma gli eventi già creati restano su Google, con gli inviti già mandati; i messaggi della chat che nominano il cliente non vengono modificati. Lo Studio, prima di oscurare un cliente o di eseguire una richiesta di cancellazione, verifica di non essere tenuto a conservarne i dati (per esempio per la normativa antiriciclaggio) e, se lo è, li conserva fuori dal Servizio: l'oscuramento non si può annullare e il Servizio non è un archivio legale (sezione 11).

13.4 Esportazione dei dati. Lo Studio può chiedere in ogni momento l'esportazione dei dati dello Studio in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Il Fornitore la consegna entro 15 giorni lavorativi dalla richiesta. La prima esportazione di ogni anno e quella di fine rapporto sono senza oneri. Ciò che l'esportazione comprende è elencato nell'articolo 13.3 dell'Accordo; non comprende le conversazioni della chat interna (nel Servizio nessuno dello Studio può leggere le conversazioni a due altrui). Oggi il comando di esportazione produce i soli dati strutturati, e nel file mancano le relazioni fra gli elementi (per esempio fra un'attività e i suoi clienti): la correzione è già scritta nel programma ma non ancora installata sulle macchine: il Fornitore la rilascia entro il 24 novembre 2026, e dopo il rilascio e una prova su uno Studio di prova l'esportazione comprende le relazioni. I file allegati, i dati degli account e il registro delle attività sono preparati a mano dal Fornitore e consegnati entro lo stesso termine, con le modalità indicate nell'articolo 13.3 dell'Accordo. L'esportazione è eseguita dal personale del Fornitore con un comando riservato e non è un servizio self-service.

13.5 Fine del rapporto. Alla cessazione del contratto, per qualsiasi causa, lo Studio ha un periodo di recupero di 30 giorni, durante il quale i dati restano conservati e può chiederne l'esportazione. Il Fornitore cancella poi fisicamente i dati entro ulteriori 30 giorni (circa 60 in tutto dalla cessazione), dopo averne avvisato lo Studio 30 giorni e di nuovo 7 giorni prima; senza la conferma scritta dello Studio non cancella, salvo che siano passati più di 60 giorni dalla fine del periodo di recupero. Se lo Studio, dopo aver ricevuto i dati, chiede per iscritto di cancellare prima, la richiesta vale come conferma e gli avvisi di 30 e di 7 giorni non sono dovuti. La cancellazione segue l'articolo 13 dell'Accordo, che disciplina anche ciò che resta dopo la cancellazione (copie di sicurezza fino a 30 giorni, registri tecnici e segnalazioni di errore, la riga che prova la cancellazione e le righe di sicurezza senza studio, eventi già creati su Google Calendar, email già inviate). Entro 10 giorni lavorativi dalla cancellazione il Fornitore consegna allo Studio un'attestazione scritta. La cancellazione è irreversibile. Il Servizio non è un archivio: lo Studio conserva le proprie copie dei documenti e dei dati che la legge gli impone di conservare.

13.6 Cambio di fornitore e cessazione del Servizio. Lo Studio può passare a un altro fornitore dando un preavviso non superiore a 2 mesi (clausola che tiene conto della normativa europea sul cambio di fornitore dei servizi di elaborazione dati); il Fornitore collabora al passaggio per i successivi 30 giorni. Se il Fornitore decide di cessare il Servizio, o lo cede, ne dà allo Studio un preavviso di almeno 90 giorni e gli consente l'esportazione senza oneri.

13.7 Statistiche d'uso. Su istruzione dello Studio, data con la sottoscrizione di questi Termini e dell'Accordo (articolo 14.3.5), il Fornitore elabora statistiche sull'uso del Servizio (quali funzioni sono usate) per migliorarlo. Tali statistiche: (a) sono conteggi per tipo di azione, sommati fra più studi, senza riferimento a persone, a studi o a clienti (finché il Servizio ha un solo studio, i conteggi coincidono con la sua attività); (b) non contengono dati dei clienti dello Studio; (c) non sono usate per valutare singole persone né per pubblicità e non sono date a terzi; (d) non comprendono il contenuto di documenti, note, messaggi, appuntamenti o conversazioni. Oggi non è applicata nessuna soglia minima di conteggio. Il personale del Fornitore con accesso al Pannello può leggere anche le righe del registro delle attività di tutti gli studi (sezione 13.2) e lo fa solo per assistenza e sicurezza, non per scopi di prodotto. Le valutazioni e le note che le persone inviano volontariamente con il riquadro «Com'è andata?» sono trattate dal Fornitore come titolare (sezione 14.2). Il Servizio non registra tempi di compilazione per singola persona. Il Fornitore non usa i dati dello Studio per addestrare modelli di apprendimento automatico, né per valutare, classificare o assegnare compiti ai lavoratori dello Studio (il suggerimento di chi assegnare un'attività è una regola fissa che usa i soli dati dello Studio e lascia la decisione a una persona: informativa sulla privacy, sezione 3.3). Il registro delle attività dello Studio non è una fonte di valutazione delle persone. Se in futuro offrirà funzioni che valutano o assegnano compiti alle persone, il Fornitore non le attiverà per uno Studio senza una sua richiesta scritta, una nuova informativa ai lavoratori e un nuovo accordo.

14. Protezione dei dati personali

14.1 Per i dati personali dello Studio valgono l'Accordo sul trattamento dei dati (che prevale in caso di contrasto) e, per i trattamenti di cui il Fornitore è titolare, la sua informativa sulla privacy.

14.2 Il Fornitore è responsabile del trattamento per tutti i dati che tratta per conto dello Studio, compresi i dati degli account degli Utenti, il registro delle attività dello Studio e le copie di sicurezza; è titolare autonomo soltanto per i trattamenti elencati nell'articolo 3.3 dell'Accordo (registri tecnici e di sicurezza della piattaforma, compresi tutti i tentativi di accesso falliti; gestione del rapporto contrattuale e della fatturazione; valutazioni e note del riquadro «Com'è andata?»).

14.3 Lo Studio resta responsabile delle misure di sua competenza (credenziali, ruoli, dispositivi, informative ai propri clienti e collaboratori).

15. Proprietà intellettuale

15.1 Il software, i testi e la grafica di AI Quadra sono del Fornitore o dei suoi licenzianti. Il nome AI Quadra è usato dal Fornitore; EWEBITE è un marchio di Adrenalina Marketing srl. I componenti di terze parti restano soggetti alle loro licenze.

15.2 Per la durata del contratto lo Studio riceve una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile, limitata alla propria attività e alle persone che lavorano per lui. Lo Studio non può cedere o rivendere il Servizio né dare accesso a terzi che non siano Utenti, né tentare di eludere le misure di sicurezza o di accedere ai dati di altri studi, salvo quanto la legge consente all'utente legittimo di un programma per elaboratore.

15.3 I dati dello Studio restano dello Studio, come stabilito alla sezione 13.1.

15.4 Feedback. Se lo Studio o i suoi Utenti inviano suggerimenti, valutazioni o proposte sul Servizio, il Fornitore può usarli liberamente per migliorarlo, senza obbligo di compenso e senza che il suggerimento contenga dati personali di clienti o segreti dello Studio, che non va inviato.

16. Corrispettivi

16.1 I corrispettivi (canone, unità di misura, periodicità di fatturazione, IVA) sono indicati nel Modulo di adesione. Oggi il Servizio è fornito in prova a uno Studio pilota, gratuitamente.

16.2 Se il Modulo prevede un periodo gratuito o di prova, alla sua fine il Servizio continua a pagamento solo se lo Studio ha sottoscritto una nuova adesione o ha confermato per iscritto la prosecuzione alle condizioni economiche indicate; altrimenti si applica la sezione 19.2.

16.3 Il pagamento avviene entro 30 giorni dalla data della fattura elettronica. Lo Studio contesta per iscritto, con motivi, entro 15 giorni; il pagamento delle somme non contestate non si sospende. In caso di ritardo si applicano gli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 231/2002.

16.4 Il Fornitore può adeguare i corrispettivi una volta l'anno con un preavviso scritto di almeno 60 giorni; lo Studio può recedere senza penali entro 30 giorni dall'avviso (sezione 19.3).

16.5 I limiti del piano (per esempio il numero di clienti e di utenti attivi) non bloccano il Servizio: il loro superamento può dare luogo all'adeguamento del corrispettivo con un preavviso di 30 giorni.

17. Responsabilità

17.1 Il Fornitore risponde dei danni che lo Studio dimostra di avere subìto per suo inadempimento, secondo le regole generali e con i limiti di questa sezione.

17.2 Nessun limite. Nulla in questi Termini esclude o limita la responsabilità del Fornitore per dolo o colpa grave, per i danni alla persona, né per ciò che la legge non consente di limitare (art. 1229 del codice civile).

17.3 Esclusioni. Salvo dolo o colpa grave, il Fornitore non risponde: (a) dei danni indiretti o non prevedibili al momento in cui il contratto è concluso, della perdita di clientela o di avviamento, del mancato guadagno; (b) delle conseguenze dell'uso di date, scadenze, importi o calcoli del Servizio senza la verifica che spetta allo Studio (sezione 3.2); ciò non esclude la responsabilità del Fornitore per i difetti di calcolo del software, entro il tetto della sezione 17.4; (c) del ritardo, del mancato recapito o dell'arrivo nella cartella Spam dei messaggi di posta; (d) delle interruzioni e dei malfunzionamenti che dipendono da servizi di terzi che il Fornitore non controlla (l'infrastruttura, le reti, Google) o da forza maggiore; (e) della perdita dei dati inseriti dopo l'ultima copia di sicurezza, nei casi in cui la perdita non dipenda da un inadempimento del Fornitore agli impegni dell'Allegato tecnico.

17.4 Tetto. Salvo dolo e colpa grave, la responsabilità complessiva del Fornitore verso lo Studio per tutti i fatti di un anno contrattuale non supera l'importo dei corrispettivi pagati dallo Studio nei dodici mesi precedenti il primo fatto, con un minimo di 5.000 euro quando il Servizio è gratuito o in prova.

17.5 Le sanzioni e le pretese dei clienti dello Studio o delle autorità che derivano dall'uso del Servizio senza la verifica di cui alla sezione 3.2 restano a carico dello Studio.

17.6 Lo Studio comunica per iscritto al Fornitore, appena ne ha conoscenza e comunque entro 30 giorni, ogni fatto che potrebbe dare luogo a una richiesta di risarcimento, per consentirgli di rimediare. Il ritardo non fa perdere il diritto al risarcimento, ma il Fornitore non risponde dell'aggravamento del danno causato dal ritardo.

17.7 Per i danni derivanti dal trattamento di dati personali vale l'art. 82 del GDPR verso gli interessati e, fra le parti, l'Accordo (articolo 15), che richiama il limite della sezione 17.8.

17.8 Eccezione per la riservatezza. Il limite del punto 17.4 non si applica ai danni causati con dolo o colpa grave. Per le violazioni degli obblighi di riservatezza della sezione 9 e dell'Accordo vale un limite più alto, pari al maggiore fra tre volte il corrispettivo annuo e 15.000 euro; restano fermi i casi della sezione 17.2, per i quali non c'è alcun limite.

18. Manleva

18.1 Lo Studio tiene indenne il Fornitore dalle pretese di terzi (compresi i clienti dello Studio e gli interessati) che derivano: (a) da contenuti o dati caricati senza averne titolo; (b) da istruzioni illecite dello Studio; (c) dalla mancata informativa o dal mancato consenso che spettano allo Studio; (d) da un uso del Servizio contrario ai Termini. La manleva non copre ciò che dipende da dolo, colpa grave o inadempimento del Fornitore.

18.2 Il Fornitore tiene indenne lo Studio dalle pretese di terzi secondo cui il Servizio, usato come previsto, viola un diritto d'autore o un altro diritto di proprietà intellettuale, a condizione che lo Studio gli comunichi subito la pretesa, gli lasci la direzione della difesa e collabori. Il Fornitore può, a sua scelta, ottenere il diritto di continuare, modificare il Servizio o, se non è possibile, risolvere il contratto con rimborso dei corrispettivi per il periodo non goduto.

18.3 Le manleve sono soggette ai limiti della sezione 17, tranne dove la legge o l'Accordo dispongono diversamente.

19. Durata, recesso, sospensione e risoluzione

19.1 Durata. Il contratto è a tempo indeterminato dalla data del Modulo di adesione. Non c'è una durata minima né un rinnovo tacito. Ciascuna parte può recedere con le regole della sezione 19.3.

19.2 Periodo di prova. Se il Servizio è fornito gratuitamente o in prova, vale dalla data di inizio dell'uso indicata nel Modulo fino alla disdetta di una parte con preavviso di 30 giorni. Al termine non si trasforma in un servizio a pagamento senza una nuova adesione dello Studio.

19.3 Recesso. (a) Lo Studio può recedere in ogni momento con un preavviso di 30 giorni, non oltre 2 mesi, senza penali; può recedere con effetto immediato, senza penali, nei casi previsti dall'Accordo (opposizione a un nuovo fornitore) e se non accetta una modifica sostanziale dei Termini (sezione 20). (b) Il Fornitore può recedere con un preavviso di 90 giorni, restituendo i dati secondo la sezione 13; può recedere con effetto immediato solo per giusta causa (violazione grave di questi Termini non rimediata nel termine della diffida, rischio per la sicurezza della piattaforma o di altri studi, divieto di legge).

19.4 Effetti. Alla cessazione si applicano le sezioni 13.4-13.6 e l'articolo 13 dell'Accordo. I corrispettivi pagati in anticipo per il periodo non goduto sono rimborsati nei casi in cui lo Studio recede per colpa del Fornitore o per le ragioni della sezione 19.3(a).

19.5 Sospensione. Il Fornitore può sospendere in tutto o in parte l'accesso al Servizio: (a) subito, se è necessario per evitare o fermare un rischio per la sicurezza della piattaforma, dei dati o di altri studi, o per ordine di un'autorità; (b) dopo un avviso scritto e 15 giorni senza rimedio, per violazione di questi Termini o per mancato pagamento di somme dovute e non contestate. La sospensione è proporzionata, dura quanto serve a rimuovere la causa e non comporta la cancellazione dei dati; durante la sospensione il Fornitore consegna l'esportazione dei dati su richiesta e non li trattiene a garanzia del pagamento. Lo Studio sa che oggi la sospensione si ottiene disattivando gli account degli Utenti, e che ciò chiude le sessioni, cancella il codice di accesso a Google Calendar conservato dal Servizio e chiede a Google di revocare l'autorizzazione (ogni Utente dovrà ricollegare il calendario; se Google non risponde, o se lo stesso account Google è usato da un altro collegamento attivo dello Studio, la revoca presso Google non avviene e l'autorizzazione resta valida fino a quando la persona non la toglie dal proprio account Google) e, per chi viene riattivato (la riattivazione la compie il Fornitore su richiesta dello Studio), fa ripartire la stanza comune della chat dal giorno della riattivazione. Il Servizio non ha oggi uno stato di sospensione a sola lettura.

19.6 Risoluzione. Ciascuna parte può risolvere il contratto per inadempimento dell'altra con diffida ad adempiere ai sensi dell'art. 1454 del codice civile, con un termine di 15 giorni. Il contratto si risolve di diritto (art. 1456 c.c.) se lo Studio usa il Servizio per scopi illeciti o contro la sezione 6.1, lettere (c) o (e), dopo un avviso scritto non rimediato.

20. Modifiche ai Termini e al Servizio

20.1 Modifiche ordinarie. Il Fornitore può modificare questi Termini e l'Allegato tecnico per adeguarli a cambiamenti del Servizio, di legge o di prassi. Comunica la modifica ai Referenti dello Studio per email almeno 30 giorni prima della data di efficacia.

20.2 Modifiche sostanziali. Se la modifica riduce in modo significativo il Servizio o aggrava gli obblighi dello Studio (per esempio: un nuovo fornitore che riceve i contenuti dello Studio, un nuovo scopo del trattamento, un nuovo permesso richiesto a Google, una funzione ridotta, un aumento del prezzo), lo Studio può recedere senza penali entro il termine del preavviso, e il contratto prosegue alle condizioni precedenti fino alla fine del preavviso. Se il titolare dello Studio non recede e continua a usare il Servizio dopo la data di efficacia, la modifica si intende accettata; il Fornitore può chiedere in più la conferma nel Servizio (sezione 2.4).

20.3 Modifiche urgenti. Il Fornitore può modificare il Servizio o i Termini con effetto immediato quando serve a rispettare la legge, un ordine dell'autorità o a proteggere la sicurezza del Servizio, informando lo Studio appena possibile.

20.4 Corrispettivi, oggetto e protezione dei dati. Il corrispettivo si modifica solo con la sezione 16.4; l'oggetto essenziale del Servizio non si modifica senza accordo; le modifiche all'elenco dei fornitori seguono l'Accordo.

20.5 Funzioni nuove che chiedono un nuovo consenso. Quando una funzione nuova richiede un consenso di un Utente o di un cliente (per esempio un permesso di Google o il consenso del cliente agli inviti), non si attiva senza quel consenso.

21. Legge applicabile e foro competente

21.1 Questi Termini sono regolati dalla legge italiana.

21.2 Per ogni controversia relativa a questi Termini e al contratto è competente in via esclusiva il Foro di Reggio Calabria.

21.3 Restano fermi i diritti degli interessati e i poteri del Garante per la protezione dei dati personali.

22. Disposizioni finali e contatti

22.1 Comunicazioni. Le comunicazioni fra le parti si fanno per email ai recapiti indicati nel Modulo di adesione (e, per quelle che producono effetti — recesso, sospensione, diffida, opposizione ai sub-responsabili, cessazione, cancellazione —, anche per PEC). I «Referenti» dello Studio sono le persone autorizzate a dare istruzioni e a ricevere comunicazioni, indicate nel Modulo di adesione e nell'Allegato D dell'Accordo. Ciascuna parte comunica per iscritto il cambio dei recapiti.

22.2 Cessione. Lo Studio non può cedere il contratto senza il consenso scritto del Fornitore. Il Fornitore può cedere il contratto, o l'azienda che eroga il Servizio, a un soggetto che offra garanzie equivalenti, dandone avviso allo Studio con almeno 60 giorni di preavviso; in tal caso lo Studio può recedere senza penali (art. 1406 c.c.).

22.3 Forza maggiore. Nessuna parte risponde dell'inadempimento causato da eventi imprevedibili e fuori dal suo controllo (guasti dell'infrastruttura o delle reti non dovuti a sua colpa, atti di autorità, interruzioni dei servizi di terzi), per il tempo in cui durano.

22.4 Nullità parziale; intero accordo; lingua. Se una clausola è nulla, le altre restano valide. Il contratto, composto dai documenti della sezione 2.2, è l'intero accordo fra le parti sul Servizio. È redatto in lingua italiana.

22.5 Sopravvivenza. Sopravvivono alla fine del contratto le sezioni 9 (riservatezza), 13 (dati e uscita), 15 (proprietà intellettuale), 17 e 18 (responsabilità e manleva), 21 (legge e foro) e 22.

22.6 Contatti. Adrenalina Marketing srl (EWEBITE) — Corso G. Garibaldi 468/a, 89127 Reggio Calabria (RC) — P.IVA IT03226630808 — REA 217632 — capitale sociale € 1.000,00 i.v. — PEC adrenalina.marketing@pec.it — amministrazione@ewebite.it.

Allegato tecnico ai Termini di servizio

Versione 2026-11.1. L'Allegato tecnico descrive come gira oggi il Servizio. Si aggiorna con avviso allo Studio (sezione 20.1) e non richiede una nuova accettazione se non peggiora il Servizio. Le misure di sicurezza sono nell'Allegato B dell'Accordo; qui non si ripetono.

T.1 Dove e come gira il Servizio. Il Servizio gira su un solo server, senza ridondanza, in un centro dati di Francoforte sul Meno (Germania) di un fornitore di infrastruttura (Allegato C dell'Accordo). Un guasto della macchina o del fornitore di infrastruttura può interrompere il Servizio finché non è ripristinato; i tempi di ripristino non sono garantiti.

T.2 Aggiornamenti e manutenzione. Gli aggiornamenti possono comportare brevi interruzioni (da pochi secondi a qualche minuto). Alcune operazioni sulla macchina (per esempio un ridimensionamento) richiedono lo spegnimento per alcuni minuti e sono programmate fuori orario quando possibile.

T.3 Copie di sicurezza. Secondo la verifica del Fornitore del 25 ottobre 2026, in produzione il database è salvato ogni notte (l'ultima copia è di quel giorno) con una copia cifrata, e un controllo giornaliero avvisa se ne manca una recente; le copie sono conservate 30 giorni (scadenza impostata sull'archivio e letta dal server il 9 ottobre 2026, non rimisurata il 25 ottobre); in caso di guasto si può perdere il lavoro dall'ultima copia (fino a circa un giorno). In produzione i file allegati non hanno una copia di sicurezza applicativa separata: sono protetti da un controllo delle versioni che conserva per 30 giorni le versioni sostituite o cancellate (impostazione letta dal server il 9 ottobre 2026). In produzione il ripristino delle copie è stato provato il 4 agosto 2026 e il 16 ottobre 2026, e il Fornitore si impegna a provarlo almeno ogni 12 mesi (Accordo, articolo 6.5).

T.4 Posta. In produzione la posta elettronica è inviata da un server del Fornitore, che riceve anche gli avvisi di mancata consegna e le risposte ai messaggi di sistema (informativa privacy, sezione 5.3). È posta ordinaria, non PEC. Il recapito non è garantito. In produzione i messaggi non consegnabili restano in coda al massimo 2 giorni.

T.5 Google Calendar. Finché l'applicazione non sarà pubblicata e verificata presso Google, il collegamento può dover essere rifatto ogni 7 giorni e il numero di utenti che possono collegarlo è limitato da Google (oggi, secondo le informazioni di cui disponiamo, 100 nuovi utenti). Gli appuntamenti creati tramite il Servizio vivono anche su Google, con gli inviti già mandati: il Servizio non controlla ciò che Google conserva o consegna ai destinatari.

T.6 Festività. Il calendario nazionale delle festività è caricato dal Fornitore fino al 31 dicembre 2030 e non si rinnova da solo. Senza festività caricate, le scadenze che cadono in una festività nazionale infrasettimanale (per esempio Capodanno, 25 aprile, 1° maggio, 2 giugno, Ferragosto, Natale) non vengono spostate; vengono spostate solo quelle che cadono di sabato o di domenica, e solo se la regola della scadenza prevede lo spostamento al giorno lavorativo.

T.7 Chat interna. I messaggi della chat sono conservati 12 mesi e poi cancellati fisicamente; nessuno dello Studio può leggere le conversazioni a due altrui (Accordo, articolo 14.2).

T.8 Ambiente. Dal 28 ottobre 2026 tutti gli Studi sono serviti dalla piattaforma di produzione descritta in questo Allegato (sezione 10.8).

T.9 Funzioni spente di default. Chat interna, inviti ai clienti tramite Google Calendar ed estrazione con intelligenza artificiale sono spente per ogni Studio finché il Fornitore non le accende su richiesta (sezione 3.3).